فھم = تجنب ساعات ھم (التخطيط) ، إدارة المشروعات بالعربى ، Project management in arabic

فھم = تجنب ساعات ھم

یقول علماء الإدارة أن التخطیط یوفر ٨٠ % من الوقت عند التنفیذ، فلا تبخل على نفسك بالوقت.

عندما تخطط فإنك توفر الكثیر من الوقت، وفي الحكمة (( إذا فشلت في التخطیط فقد خططت للفشل))، ففي غزوة الخندق كان المسلمون متقنین للتخطیط والاستعداد فواجھوا الآلاف، وھذا عمرو بن العاص في إحدى السرایا یمشي لیلاً دون أن یشعل النیران إلى أن باغت العدو، التخطیط یوفر الكثیر من الوقت والجھد والمال والخسائر، فساعة تخطیط تساوي تجنب ساعات فشل وساعة فھم تساوي تجنب ساعات ھم.

كيف يتم تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية ؟؟ "فى خمس خطوات" ، إدارة المشروعات بالعربى ، Project Management

كيف يتم تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية ؟؟ "فى خمس خطوات"

تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية:

و فى هذه الخطوة لابد من الإلتزام بالآتى:

الإلتزام بالخطة الزمنية.

التطوير المستمر للخطة الزمنية وفقا للمتغيرات والظروف الطارئة.

تنفيذ الأعمال وفقا للأولويات ودرجة الأهمية وفقا للخطة الزمنية.

التأكد من تنفيذ المهام طبقا للأولويات والخطة الزمنية.

تسجيل نتائج المهام للاستعانة بها فى عملية التقييم.

THE PROJECT CONSTRAINTS, Project Management Professional, PMP

THE PROJECT CONSTRAINTS

Managing a project typically includes, but is not limited to Identifying requirements addressing the various needs, concerns & expectations, of the stakeholders as the project is planned and carried out Balancing the competing project constrains including but not limited to

Scope

Quality

Schedule

Budget

Resources

Risks

مراحل التغيير الستة ، من كتاب كيف تخطط لحياتك ل صلاح صالح الراشد ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

مراحل التغيير الستة 

1- مرحلة الاسقاطات: لوم الآخر وتحميله المسؤلية.


2- مرحلة الاستيعاب: الاعتراف بالمسؤلية وبداية الإدراك وبداية التغيير.

حديث شريف:"نحن أولى بالشك من إبراهيم."


3- مرحلة الاستعداد: هى مرحلة الاستشارة والسؤال ثم التخطيط.


4- مرحلة التطبيق: نبدأ فيها رؤية النتائج.



5- مرحلة الصيانة والمحافظة: التأكد من الحصول على النتائج واستمرارية النجاح.



6- مرحلة القضاء على المشكلة: الحصول على ما تريد والتأكد من عدم العودة للمرحلة السابقة.

التخطيط بالسيناريو ل د/طارق سويدان Senario planning ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

التخطيط بالسيناريو

1-تحديد الاحتمالات الرئيسية.

2-تحديد الاحتمالات الفرعية لكل احتمال رئيسى.

3-تحديد الاحتمالات الفرعية لكل احتمال فرعى.

4-تعطى نسب للاحتمالات عن طريق البيانات

وكلما زادت كفاءة البيانات زادت كفاءة وضع النسب...

والبيانات هى عبارة عن معلومات وخبرات...

تنظيم الأحداث الكبرى Event planning ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

تنظيم الأحداث الكبرى

ما معنى كلمة حدث ؟

هى مجموعة من النشاطات وضعت عن طريق لجنة أو متطوعين أو فرق محترفة ، هذه المجموعة من النشاطات تكون على نطاق واسع تتطلب قدر أكبر بكثير من المعتاد من التخطيط و المال ويتم الإعلان عنها على نطاق واسع للجمهور.

ما هى النشاطات التى يقوم عليها الحدث ؟

1-      التسويق (بغرض الربح أو بغرض جمع التبرعات أو غيرها).

2-      مؤتمر (علمى أو ثقافى أو سياسى أو غير ذلك).

3-      مهرجان أو عرض خاص لعدة أيام (كمهرجانات السينما أو المهرجانات الغنائية وما شابهها).

4-      مهنية (المعارض المهنية).

5-      اجتماعية (أعياد دينية وقومية).

إدارة الحدث هو عملية تحليل وتخطيط وتسويق وانتاج وتقييم حدثا.

ولكى يشرع فريق العمل فى تنظيم حدث يجب أن يسأل أولا بعض الأسئلة :

وتبدأ الخطوة الأولى وهى التحليل وهنا يأتى السؤال "ما هى الرؤية وما هو الهدف من وراء الحدث؟".

فلابد من وضع رؤية وهدف للحدث كى ينبنى عليهما خطة لها هدف واضح يمكن تحقيقه ، لماذا كنت ترغب في تنظيم حدث أي هدف الحدث. ماذا تريد أن يحصل من هذا الحدث؟ للمثال: تريد أن تنظيم هذا الحدث لتعزيز صورة العلامة التجارية الخاصة بالشركة أو زيادة مبيعات الشركة أو للترويج لقضية اجتماعية ، تحديد أهداف الحدث في البداية غاية فى الأهمية للتخطيط لهذا الحدث مهم جدا لأنها تعطيك الاتجاه الذي يجب المضي قدما لتحقيق أهدافك. تنظيم هذا الحدث بدون أهداف واضحة هو مضيعة هائلة من الوقت والموارد.

-----------------------

ثم تأتى الخطوة الثانية وهى التسويق ويأتى معها عدة أسئلة غاية فى الأهمية:

هل هناك سوقا لهذا الحدث؟ ، وبناءا على هذا السؤال ستقوم بتحليل السوق.

تحليل السوق يعني العثور على معلومات عن جمهورك المستهدف . معرفة من هم الجمهور المستهدف الخاص أي هناك الفئة العمرية ، والجنس ، والمؤهل ، والمهنة ، ومستوى المعرفة ، والدخل ، والوضع الاجتماعى ، الميول ، الكره ، والشخصية ، والعادات ، والتقاليد ، والدين ، ونمط الحياة وغيرهم.

والسؤال التالى أيضا من هم الأشخاص المستهدفون من المجتمع فى هذا الحدث؟ وهل شكل الحدث يناسبهم؟ وما هى مزايا وعيوب الحدث بالنسبة لهم؟

كل هذه التحليلات والتساؤلات ستساعد فى صنع حملة ترويجية قوية للحدث المراد إقامته.

--------------------------

ثم تأتى الخطوة الثالثة وهى التخطيط ويأتى معها سؤال "كيف نحقق الهدف؟".

1-      تكوين فريق العمل

(متخصصون).

2-      وضع الميزانية

(التى يحتاجها الحدث و تحديد الميزانية التشغيلية له فى البداية).

3-      وضع جدول زمنى

(خاص بجميع مهام الحدث منذ بداية تكوين فريق العمل وحتى انتهاء الحدث وتقييمه).

4-      وضع أجندة

(للحدث وإعداد ملف للحدث خاص بكل فرد من الحضور).

5-      حملة ترويجية للحدث

(من أجل جذب المنظمين والرعاة والشركاء والعملاء).

6-      تحديد موعد الحدث.

(الأخذ فى الاعتبار عدم تعارض الموعد مع موعد حدث آخر أو تحديد الموعد فى فى وقت غير ملائم للجمهور المستهدف أو تحديد الموعد فى ظروف مناخية صعبة).

7-      تحديد مكان إقامة الحدث

(الأخذ فى الاعتبار كم الحضور- طلب الرد RSVP من السادة المدعوين بإفادة حضورهم من عدمه ويفضل أخذ الرد تليفونيا وسؤالهم عن خطتهم للحضور- مراعاة توفير الراحة للجمهور بحيث يكون قريب من سكن أغلب الحضور المستهدف – كذلك الإضاءة والتهوية – الحرص على ألا يكون صاخب أو ملوث – الإطلاع على تاريخ المكان – التأكد من توافر مكان وقوف السيارات الخاصة "و لا تضعه فى الاعتبار ان كان كم الحضور كبير جدا والحدث على نطاق واسع).

8-      تأمين الحضور

(التأكد من وجود أنظمة مقاومة الحريق والتأكد من سلامتها – ممرات الهروب – كاميرات المراقبة – مستلزمات الإسعاف الأولية – مولدات الطاقة الاحتياطية – بوابات الدخول والخروج ونظام تحرك الحضور – أقرب مستشفى لا تبعد أكثر من 30 دقيقة – التأكد من قوة مجال شبكة الهاتف المحمول).

تقييم الحدث: "هل حققت الأهداف التى وضعتها فى بداية التخطيط لهذا الحدث؟"

1-      لابد من تقييم الحدث من أجل زيادة كفاءة وتأثير فريق العمل فى تنظيم أى حدث قادم فى المستقبل

2-      لابد من الحصول على تقييم الحدث من الجمهور فى نهايته مباشرة

3-      عمل اجتماع بفريق العمل للإطلاع على التقييم و معرفة الأخطاء لتلافيها فيما بعد

4-      إذا لم تحقق أهدافك من الحدث فلا يهم إن كان الجمهور قد استمتع بالحدث أم لا فقد فشل الحدث فشلا زريعا

5-      من الأساليب الجيدة لجمع التقييمات من الحضور إرفاق الورقة الخاصة بالتقييم مع ملف الحضور وجمع الورقة أثناء خروج الحضور من مكان إقامة الحدث.

خصائص الأسلوب الجيد لتحليل وحل المشكلات ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

خصائص الأسلوب الجيد لتحليل وحل المشكلات
 

الموضوعية: حيث التناسب مع القدرات والإمكانيات والتناسب مع معطيات المشكلة.

المرونة: حيث القدرة على التعامل مع المتغيرات والمستجدات أثناء حل المشكلة.

الاقتصادية: بمعنى أن تكون تكلفة الحل منطقية وغير عالية بل والعائد من هذا الحل أكبر من تكلفته نفسها.

الوضوح: عدم الغموض أو الممطولية وعدم ترك مجال للتأويل.

البساطة: عدم وضع حلول مركبة أو معقدة تستلزم فى حلها التجزئة أو يوجد صعوبات فى تنفيذها ولا يحتوى على الكثير من الإجراءات.

الملائمة: يتناسب مع الأشخاص أصحاب المشكلة وثقافتهم ومستواهم.

مراعاة البعد الإنسانى: فلا تتعامل وكأنك تتعامل مع آلات أو جماد بل ضع وزن وقيمة عالية للبعد الإنسانى مع الأشخاص الذين هم أطراف فى  المشكلة.

الشمولية: أن يكون الحل ملم بجميع الجوانب للمشكلة وآخذ فى الاعتبار كل التحديات والعقبات والمعطيات.

الوقائية: بمعنى ألا يكون معالجا للمشكلة بل واقى من حدوثها أو حدوث مماثلات لها فى المستقبل.

حل المشكلات واتخاذ القرار ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

حل المشكلات واتخاذ القرار

"ادرس خطواتك جيدا وتوكل على الله" ، "الاستعداد الجيد هو المقوم الأساسى من مقومات النجاح"

خطوات حل المشكلة واتخاذ القرار:

تحديد المشكلة وأبعادها.

جمع البيانات عن المشكلة.

تصنيف البيانات وتحليلها.

اقتراح الحلول والبدائل .

اختيار الحل المناسب.

تنفيذ الحل.

المتابعة والتقييم.

مثال حياتى:

"الطبيب والمريض ، والمراحل التى يمرون بها سويا بداية من تشخيص المرض مرورا بطلب الأشعة "جمع البيانات" ثم تصنيف البيانات وتقييم أولوياتها وتحليلها وبعد ذلك تأتى مرحلة اقتراح طرق العلاج سواء بالجراحة أو العلاج الطبيعى أو الدواء ثم اختيار الطريقة الأقرب والأنسب للعلاج و يليه المتابعة والتقييم وآخر مرحلة هى التعديل إن لزم الأمر."

يجب مراعاة الآتى:

يجب الدراسة الجيدة وفقا لخطوات الأسلوب العلمى قبل إتخاذ أى إجراء أو قرار.

يجب الإلمام بالتحديات المختلفة التى تواجهك للاستعداد لمواجهتها.

يجب أخذ آراء الآخرين بعين الاعتبار والاستفادة منها.

يجب التدريب على كيفية استخدام أساليب جمع البيانات تجاه مشكلة ما أو موضوع معين

يجب ألا تقضى وقتك كله فى حل مشكلة ما وإهمال باقى المهام والمسؤليات.

تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية

و فى هذه الخطوة لابد من الإلتزام بالآتى:

الإلتزام بالخطة الزمنية.

التطوير المستمر للخطة الزمنية وفقا للمتغيرات والظروف الطارئة.

تنفيذ الأعمال وفقا للأولويات ودرجة الأهمية وفقا للخطة الزمنية.

التأكد من تنفيذ المهام طبقا للأولويات والخطة الزمنية.

تسجيل نتائج المهام للاستعانة بها فى عملية التقييم.

وضع خطة زمنية للعمل ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

وضع خطة زمنية للعمل

يتم وضع جدول شهرى به خطوط عريضة للمهام المطلوب القيام بها بتوقيتاتها دون الدخول فى تفاصيل هذه المهام ، ثم يتم وضع جدول أسبوعى للمهام بتوقيتاتها ثم جدول يومى به تفاصيل المهام من احتياجات وتحركات وخلافه ، ويرجى مراعاة المرونة كى تستطيع التعامل مع متغيرات الأمور أثناء تأدية المهام سواء كانت هذه المتغيرات سلبية أو إيجابية بمعنى أن يكون الوقت المستغرق فعليا للمهمة أحيانا أكبر من الوقت المحدد للمهمة فى الخطة الزمنية و هنا يجب أن نضع هامشا من الوقت من أجل وضع تلك المتغير فى الاعتبار أو العكس بأن يكون الوقت المستغرق فعليا أقل من الوقت المحدد وهنا يجب أن نضع فى الهامش مهاما من الممكن أن يتم انجازها فى تلك الأوقات  المتبقية.

خطوات تنظيم وإدارة الوقت فى أربع خطوات ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

خطوات تنظيم وإدارة الوقت

1. تحديد الهدف أو العمل و تحديد المهام المطلوبة لإنجازه.
2. وضع خطة زمنية للعمل.
3. تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية
4. التقييم والمتابعة للتنفيذ وفقا للخطة الزمنية.

تحديد الهدف أو العمل و تحديد المهام المطلوبة لإنجازه ، مع الأخذ فى الاعتبار !! ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

تحديد الهدف أو العمل و تحديد المهام المطلوبة لإنجازه.

و فى هذه الخطوة يتم إعداد قائمة بالمهام مع تحديد درجة أولويتها ( قصوى-متوسطة-أقل أهمية ) ، وأيضا تحديد الوقت اللازم لأداء كل مهمة.

وأثناء القيام بإعداد قائمة المهام هناك بعض الإرشادات التى يجب أن نأخذها فى الاعتبار:

• تخطيط المهام بدقة وتحديد درجة أولويتها وتحديد الوقت اللازم لها.
• إعطاء المهمة الوقت الكافى لإنجازها.
• وجود مرونة للتعامل مع الطوارئ والأمور الغير متوقعة.
• فقه الأولويات لابد منه لتجنب الغير مهم و الغير مفيد و تحديد الوقت المناسب لكل مهمة.
• القيام بالمهام الروتينية فى الأوقات المحدودة لأنها لا تحتاج لجهد وتفكير كبير.
• تجميع المهام المتشابهة معا لتقليل الوقت المستغرق فى إنجازها.
• الانتهاء من المهام أولا بأول وعدم الانتقال لمهمة جديدة دون إنجاز السابقة إلا بضرورة.
• تسجيل نتائج انتهاء المهام أولا بأول حتى لا تنسى شيئا وحتى لا ترهق ذاكرتك.
• تقسيم المهام المركبة والمعقدة لأجزاء ومراحل حتى يمكن إنجازها بسهولة.
• وضع أوقات الراحة بين المهام حتى لا تصاب بالملل والإرهاق بما قد يؤثر على أدائك بالسلب.

عوامل إهدار الوقت ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

عوامل إهدار الوقت

• عدم وجود خطة محددة للمهام .
• عدم تنظيم الوقت وفقا للمهام المحددة.
• عدم الإلتزام بالخطة وتوقيتات المهام.
• عدم تدوين الخطة مما يؤدى للنسيان.
• عدم الإلمام بقواعد إدارة الوقت.
• عدم توافر المرونة فى الخطة الزمنيةفى مواجهة الامور الطارئة.
• عدم وجود أهداف محددة للمهام.
• عدم تحديد الأولويات للأعمال.

ستة جوانب واجب التحكم فيهم فى إدارة أى مشروع "مستوحاه من PRINCE2" ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

6 Aspects

ستة جوانب واجب التحكم فيهم فى إدارة أى مشروع

ما هى تلك الجوانب؟

1-التكلفة.

2-المدة الزمنية.

3-نطاق المشروع.

4-المنافع (المكاسب أو المستهدفات).

5-الجودة.

6-تحليل المخاطر.

1-التكلفة:

"إذا كنت لا تعلم التكاليف ولا يوجد لديك ميزانية للمشروع ، إذاً فأنت ليس لديك مشروع بالأساس".

ضع ميزانية مشروعك بالأخذ فى الاعتبار أنك تضع الميزانية للحالة الأسوأ الممكن مواجهتها.

اجتهد أثناء وضع الميزانية أن تصل للحالة الأمثل حيث أفضل خدمات فى القيمة مع أقل أسعار ممكنة.

2-المدة الزمنية:

أى مشروع له بداية ومدة زمنية ونهاية ، وما عدا ذلك يسمى برنامج حيث أنه يكون مستمرا مع الزمن ليس له بداية ونهاية محددتين.

أحد أهم البرامج التى نصمم من خلالها الجدول الزمنى للمشروع هو برنامج جانت شارت وذلك أيضا نظرا لسهولة استخدامه عن بعض البرامج الأخرى مثل البريمافيرا والذى يعتمد عليه فى المشاريع الهندسية بنسبة أكبر.

3-نطاق المشروع:

لابد من تحديد نطاق المشروع بوضوح شديد وكذلك توضيح ما هو خارج نطاقه.

مثال: نطاق مشروع العلم قوة هو الأميين بداية من سن 14 عام فيما فوق ذلك لمحو أميتهم وحصولهم على شهادة محو الأمية من الهيئة العامة لمحو الأمية وتعليم الكبار ، أما بالنسبة للأطفال الأميين تحت 14 سنة فهم خارج نطاق المشروع والجهة الممولة لم تنفق من أجل هؤلاء ولا يجب أن يدخلوا نطاق المشروع أو يصبحوا أحد مستهدفاته.

4-المنافع (المكاسب أو المستهدفات):

أحيانا تختلف المستهدفات الخاصة بالمشروع بين العميل الممول والمؤسسة التنموية ولكن لابد من وجود مستهدفات مشتركة بينهما كى تتم الشراكة.

مثال: المستهدف الأول لصناع الحياة فى مشروع العلم قوة هو زيادة عدد المتطوعين فى المؤسسة والانتشار الجغرافى فى القرى والعشوائيات من أجل محاربة الجهل والفقر والمرض ، والمستهدف الثانى هو صناعة تجربة حقيقية ناجحة لمحو الأمية فى مصر وهذا هو المستهدف المشترك بينها وبين العميل الممول.

التحكم فى المنافع دائما يكون بالتحكم فى نطاق المشروع ، طالما أننا لم نخرج عن نطاق المشروع إذاً فنحن نسير باتجاه المكاسب والمستهدفات التى نريد تحقيقها.

5-الجودة:

الجودة قائمة على التكسير والاهتمام بكل التفاصيل الدقيقة داخل كل مهام المشروع حيث الوصف الدقيق والمفصل لكل شئ وتحديد المسؤل عن كل منها ، حتى أنه يتم توصيف الأماكن التى سيوضع بها ملفات المشروع ، كذلك معايير القبول لدى العميل ولدى إدارة المشروع والمسؤل عنها.

6-تحليل المخاطر:

الإجراء المتخذ	التأثير	الاحتمالية	نوع الخطر
	ضعيف أو متوسط أوعالى	ضعيف أو متوسط أوعالى

فكر بالأھم (التخطيط) ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

فكر بالأھم

تركز مبادئ الإدارة في الوقت الحدیث على عمل الأھم ولیس المھم، فھناك الكثیر من

الأشیاء المھمة، والذكي من یركز على الأھم ویختار الأھم والأحسن من كل خیارین،

والأھم ما یكون لھ أثر على المدى البعید، وتكون آثاره أكثر علیك وعلى من حولك،

والأھم ما یكون خیر لك في دینك ودنیاك، الأھم ھو خیر الأمرین، الأھم ما كان مھماً

آجلاً، فلیس كل المھم یجب تأدیتھ وأكثر الناجحین.