فھم = تجنب ساعات ھم (التخطيط) ، إدارة المشروعات بالعربى ، Project management in arabic

فھم = تجنب ساعات ھم

یقول علماء الإدارة أن التخطیط یوفر ٨٠ % من الوقت عند التنفیذ، فلا تبخل على نفسك بالوقت.

عندما تخطط فإنك توفر الكثیر من الوقت، وفي الحكمة (( إذا فشلت في التخطیط فقد خططت للفشل))، ففي غزوة الخندق كان المسلمون متقنین للتخطیط والاستعداد فواجھوا الآلاف، وھذا عمرو بن العاص في إحدى السرایا یمشي لیلاً دون أن یشعل النیران إلى أن باغت العدو، التخطیط یوفر الكثیر من الوقت والجھد والمال والخسائر، فساعة تخطیط تساوي تجنب ساعات فشل وساعة فھم تساوي تجنب ساعات ھم.

كيف يتم تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية ؟؟ "فى خمس خطوات" ، إدارة المشروعات بالعربى ، Project Management

كيف يتم تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية ؟؟ "فى خمس خطوات"

تنفيذ المهام وفقا للخطة الزمنية:

و فى هذه الخطوة لابد من الإلتزام بالآتى:

الإلتزام بالخطة الزمنية.

التطوير المستمر للخطة الزمنية وفقا للمتغيرات والظروف الطارئة.

تنفيذ الأعمال وفقا للأولويات ودرجة الأهمية وفقا للخطة الزمنية.

التأكد من تنفيذ المهام طبقا للأولويات والخطة الزمنية.

تسجيل نتائج المهام للاستعانة بها فى عملية التقييم.

THE PROJECT CONSTRAINTS, Project Management Professional, PMP

THE PROJECT CONSTRAINTS

Managing a project typically includes, but is not limited to Identifying requirements addressing the various needs, concerns & expectations, of the stakeholders as the project is planned and carried out Balancing the competing project constrains including but not limited to

Scope

Quality

Schedule

Budget

Resources

Risks

مراحل التغيير الستة ، من كتاب كيف تخطط لحياتك ل صلاح صالح الراشد ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

مراحل التغيير الستة 

1- مرحلة الاسقاطات: لوم الآخر وتحميله المسؤلية.


2- مرحلة الاستيعاب: الاعتراف بالمسؤلية وبداية الإدراك وبداية التغيير.

حديث شريف:"نحن أولى بالشك من إبراهيم."


3- مرحلة الاستعداد: هى مرحلة الاستشارة والسؤال ثم التخطيط.


4- مرحلة التطبيق: نبدأ فيها رؤية النتائج.



5- مرحلة الصيانة والمحافظة: التأكد من الحصول على النتائج واستمرارية النجاح.



6- مرحلة القضاء على المشكلة: الحصول على ما تريد والتأكد من عدم العودة للمرحلة السابقة.

التخطيط بالسيناريو ل د/طارق سويدان Senario planning ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

التخطيط بالسيناريو

1-تحديد الاحتمالات الرئيسية.

2-تحديد الاحتمالات الفرعية لكل احتمال رئيسى.

3-تحديد الاحتمالات الفرعية لكل احتمال فرعى.

4-تعطى نسب للاحتمالات عن طريق البيانات

وكلما زادت كفاءة البيانات زادت كفاءة وضع النسب...

والبيانات هى عبارة عن معلومات وخبرات...

تنظيم الأحداث الكبرى Event planning ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

تنظيم الأحداث الكبرى

ما معنى كلمة حدث ؟

هى مجموعة من النشاطات وضعت عن طريق لجنة أو متطوعين أو فرق محترفة ، هذه المجموعة من النشاطات تكون على نطاق واسع تتطلب قدر أكبر بكثير من المعتاد من التخطيط و المال ويتم الإعلان عنها على نطاق واسع للجمهور.

ما هى النشاطات التى يقوم عليها الحدث ؟

1-      التسويق (بغرض الربح أو بغرض جمع التبرعات أو غيرها).

2-      مؤتمر (علمى أو ثقافى أو سياسى أو غير ذلك).

3-      مهرجان أو عرض خاص لعدة أيام (كمهرجانات السينما أو المهرجانات الغنائية وما شابهها).

4-      مهنية (المعارض المهنية).

5-      اجتماعية (أعياد دينية وقومية).

إدارة الحدث هو عملية تحليل وتخطيط وتسويق وانتاج وتقييم حدثا.

ولكى يشرع فريق العمل فى تنظيم حدث يجب أن يسأل أولا بعض الأسئلة :

وتبدأ الخطوة الأولى وهى التحليل وهنا يأتى السؤال "ما هى الرؤية وما هو الهدف من وراء الحدث؟".

فلابد من وضع رؤية وهدف للحدث كى ينبنى عليهما خطة لها هدف واضح يمكن تحقيقه ، لماذا كنت ترغب في تنظيم حدث أي هدف الحدث. ماذا تريد أن يحصل من هذا الحدث؟ للمثال: تريد أن تنظيم هذا الحدث لتعزيز صورة العلامة التجارية الخاصة بالشركة أو زيادة مبيعات الشركة أو للترويج لقضية اجتماعية ، تحديد أهداف الحدث في البداية غاية فى الأهمية للتخطيط لهذا الحدث مهم جدا لأنها تعطيك الاتجاه الذي يجب المضي قدما لتحقيق أهدافك. تنظيم هذا الحدث بدون أهداف واضحة هو مضيعة هائلة من الوقت والموارد.

-----------------------

ثم تأتى الخطوة الثانية وهى التسويق ويأتى معها عدة أسئلة غاية فى الأهمية:

هل هناك سوقا لهذا الحدث؟ ، وبناءا على هذا السؤال ستقوم بتحليل السوق.

تحليل السوق يعني العثور على معلومات عن جمهورك المستهدف . معرفة من هم الجمهور المستهدف الخاص أي هناك الفئة العمرية ، والجنس ، والمؤهل ، والمهنة ، ومستوى المعرفة ، والدخل ، والوضع الاجتماعى ، الميول ، الكره ، والشخصية ، والعادات ، والتقاليد ، والدين ، ونمط الحياة وغيرهم.

والسؤال التالى أيضا من هم الأشخاص المستهدفون من المجتمع فى هذا الحدث؟ وهل شكل الحدث يناسبهم؟ وما هى مزايا وعيوب الحدث بالنسبة لهم؟

كل هذه التحليلات والتساؤلات ستساعد فى صنع حملة ترويجية قوية للحدث المراد إقامته.

--------------------------

ثم تأتى الخطوة الثالثة وهى التخطيط ويأتى معها سؤال "كيف نحقق الهدف؟".

1-      تكوين فريق العمل

(متخصصون).

2-      وضع الميزانية

(التى يحتاجها الحدث و تحديد الميزانية التشغيلية له فى البداية).

3-      وضع جدول زمنى

(خاص بجميع مهام الحدث منذ بداية تكوين فريق العمل وحتى انتهاء الحدث وتقييمه).

4-      وضع أجندة

(للحدث وإعداد ملف للحدث خاص بكل فرد من الحضور).

5-      حملة ترويجية للحدث

(من أجل جذب المنظمين والرعاة والشركاء والعملاء).

6-      تحديد موعد الحدث.

(الأخذ فى الاعتبار عدم تعارض الموعد مع موعد حدث آخر أو تحديد الموعد فى فى وقت غير ملائم للجمهور المستهدف أو تحديد الموعد فى ظروف مناخية صعبة).

7-      تحديد مكان إقامة الحدث

(الأخذ فى الاعتبار كم الحضور- طلب الرد RSVP من السادة المدعوين بإفادة حضورهم من عدمه ويفضل أخذ الرد تليفونيا وسؤالهم عن خطتهم للحضور- مراعاة توفير الراحة للجمهور بحيث يكون قريب من سكن أغلب الحضور المستهدف – كذلك الإضاءة والتهوية – الحرص على ألا يكون صاخب أو ملوث – الإطلاع على تاريخ المكان – التأكد من توافر مكان وقوف السيارات الخاصة "و لا تضعه فى الاعتبار ان كان كم الحضور كبير جدا والحدث على نطاق واسع).

8-      تأمين الحضور

(التأكد من وجود أنظمة مقاومة الحريق والتأكد من سلامتها – ممرات الهروب – كاميرات المراقبة – مستلزمات الإسعاف الأولية – مولدات الطاقة الاحتياطية – بوابات الدخول والخروج ونظام تحرك الحضور – أقرب مستشفى لا تبعد أكثر من 30 دقيقة – التأكد من قوة مجال شبكة الهاتف المحمول).

تقييم الحدث: "هل حققت الأهداف التى وضعتها فى بداية التخطيط لهذا الحدث؟"

1-      لابد من تقييم الحدث من أجل زيادة كفاءة وتأثير فريق العمل فى تنظيم أى حدث قادم فى المستقبل

2-      لابد من الحصول على تقييم الحدث من الجمهور فى نهايته مباشرة

3-      عمل اجتماع بفريق العمل للإطلاع على التقييم و معرفة الأخطاء لتلافيها فيما بعد

4-      إذا لم تحقق أهدافك من الحدث فلا يهم إن كان الجمهور قد استمتع بالحدث أم لا فقد فشل الحدث فشلا زريعا

5-      من الأساليب الجيدة لجمع التقييمات من الحضور إرفاق الورقة الخاصة بالتقييم مع ملف الحضور وجمع الورقة أثناء خروج الحضور من مكان إقامة الحدث.

خصائص الأسلوب الجيد لتحليل وحل المشكلات ، إدارة المشروعات بالعربى ، project management in arabic

خصائص الأسلوب الجيد لتحليل وحل المشكلات
 

الموضوعية: حيث التناسب مع القدرات والإمكانيات والتناسب مع معطيات المشكلة.

المرونة: حيث القدرة على التعامل مع المتغيرات والمستجدات أثناء حل المشكلة.

الاقتصادية: بمعنى أن تكون تكلفة الحل منطقية وغير عالية بل والعائد من هذا الحل أكبر من تكلفته نفسها.

الوضوح: عدم الغموض أو الممطولية وعدم ترك مجال للتأويل.

البساطة: عدم وضع حلول مركبة أو معقدة تستلزم فى حلها التجزئة أو يوجد صعوبات فى تنفيذها ولا يحتوى على الكثير من الإجراءات.

الملائمة: يتناسب مع الأشخاص أصحاب المشكلة وثقافتهم ومستواهم.

مراعاة البعد الإنسانى: فلا تتعامل وكأنك تتعامل مع آلات أو جماد بل ضع وزن وقيمة عالية للبعد الإنسانى مع الأشخاص الذين هم أطراف فى  المشكلة.

الشمولية: أن يكون الحل ملم بجميع الجوانب للمشكلة وآخذ فى الاعتبار كل التحديات والعقبات والمعطيات.

الوقائية: بمعنى ألا يكون معالجا للمشكلة بل واقى من حدوثها أو حدوث مماثلات لها فى المستقبل.